Month: January 2025

Docusign IAM adalah kumpulan alat yang saling terhubung yang menangani bagian-bagian tertentu dalam proses perjanjian. Artikel ini menjelaskan alat-alat yang termasuk dalam paket dasar IAM dan opsi yang dapat ditambahkan untuk menyesuaikan IAM dengan kebutuhan spesifik tim Anda. Manajemen Perjanjian Cerdas (IAM) adalah solusi baru untuk masalah lama: perjanjian yang tidak efisien hampir menghabiskan nilai yang mereka hasilkan. Jika tim Anda pernah kehilangan jejak dokumen yang telah diselesaikan, mempertanyakan versi kontrak yang resmi, atau menunggu terlalu lama untuk persetujuan bahasa dalam perjanjian, IAM dapat membantu. IAM menggunakan pendekatan inovatif untuk menyelesaikan masalah perjanjian. Alih-alih memaksa setiap pelanggan menggunakan proses perjanjian yang kaku dan seragam, IAM memulai setiap pelanggan dengan alat dasar dan memungkinkan mereka untuk memperluasnya dengan serangkaian ekstensi yang dapat mengatasi kebutuhan unik mereka. Semua alat ini terintegrasi satu sama lain dan berbagi data yang sama di backend, sehingga informasi dapat mengalir bebas ke alat manapun pada setiap tahap siklus hidup perjanjian. Artikel ini akan membantu Anda memahami nilai besar yang ditawarkan oleh IAM.   Dasar-Dasar IAM (Alat Terpopuler dan Layanan Platform Baru) IAM dimulai dengan fitur Docusign yang mungkin sudah menjadi bagian dari proses perjanjian Anda (seperti eSignature). Kami juga menambahkan serangkaian layanan platform baru yang dirancang untuk menciptakan proses perjanjian yang lebih terhubung. Berikut adalah gambaran umum tentang apa yang dilakukan masing-masing alat: App Center: Menghubungkan alat Docusign ke sistem lain dalam alur kerja perjanjian Anda, sehingga Anda tidak perlu berganti alat atau memindahkan data secara manual antar teknologi. App Center sudah mencakup aplikasi dari Salesforce, Google, Microsoft, dan banyak lagi. Maestro: Membangun proses langkah-demi-langkah untuk menstandarisasi cara perjanjian dibuat, ditandatangani, dan dikelola. Tentukan apa yang harus dilakukan di setiap langkah, pihak mana yang terlibat, dan kriteria apa yang perlu dipenuhi agar langkah tersebut dapat diselesaikan. Maestro memungkinkan Anda menggabungkan alat Docusign dengan aplikasi dari App Center untuk mendefinisikan (dan mengotomatiskan) proses perjanjian Anda. Bagian terbaiknya adalah tidak memerlukan kode. Navigator: Menyimpan perjanjian yang telah selesai dalam repositori sentral yang cerdas. Navigator menggunakan AI untuk memindai teks panjang dan mengekstrak data seperti pihak yang terlibat, tanggal kadaluarsa, jumlah uang, jenis kontrak, atau karakteristik berguna lainnya. eSignature: Memberikan tanda tangan sah dari mana saja dengan koneksi internet, menggunakan hampir semua perangkat. Paket IAM mencakup pengiriman amplop tanpa batas untuk memberikan nilai lebih kepada tim Anda. Verifikasi Data: Meminimalkan kesalahan entri data dengan memverifikasi data yang dimasukkan penandatangan dengan sumber pihak ketiga secara real-time. Web Forms: Menyederhanakan entri data dengan formulir dinamis yang secara otomatis mengisi informasi yang ada untuk meningkatkan pengalaman penandatangan. Bulk Send: Mendistribusikan perjanjian yang sama ke banyak penerima dengan satu klik. Multi-Channel Delivery: Mengirim dokumen untuk tanda tangan menggunakan berbagai saluran. Dengan menggabungkan App Center dan Maestro, IAM dapat sepenuhnya menggantikan sistem alat perjanjian yang terpisah dan upaya manual yang Anda gunakan saat ini. Tidak perlu lagi menggandakan perjanjian lama, menyalin/memasukkan detail baru ke dalamnya, mengekspornya sebagai PDF, melampirkannya ke email, dan mengelola kontrol versi dengan spreadsheet. Sebaliknya, IAM memungkinkan Anda membuat perjanjian baru dari templat, secara otomatis mengisinya dengan informasi yang ada di sistem lain, mengarahkannya untuk persetujuan internal dalam urutan yang benar, dan mengirimkan draf final untuk tanda tangan elektronik. Anda dapat membangun alur kerja yang menstandarkan cara Anda menggunakan alat Docusign favorit Anda dan bahkan menambahkan otomatisasi untuk membuat langkah-langkah perjanjian lebih cepat dan mudah. Semua aktivitas terjadi pada satu versi hidup dari dokumen tersebut. Perjanjian yang dibuat dengan IAM tidak akan pernah meninggalkan platform, jadi tidak mungkin bagi mereka untuk hilang. Setelah tanda tangan, setiap perjanjian yang selesai dengan eSignature akan otomatis tersedia di Navigator. Anda juga dapat menyimpan dokumen langsung ke solusi penyimpanan cloud eksternal seperti Google Drive, Box, OneDrive, SharePoint, atau Dropbox. Daripada folder yang penuh dengan berbagai jenis file yang tersebar di beberapa solusi penyimpanan, kotak masuk, dan desktop, Navigator mengubah pustaka perjanjian Anda menjadi koleksi data terstruktur yang terorganisir. Tim Anda dapat mencari kontrak atau memfilter/mengurutkan repositori untuk langsung menjawab pertanyaan tentang perjanjian Anda. Navigator akan secara dramatis mengurangi waktu yang dihabiskan tim Anda untuk mencari perjanjian. Anda bahkan dapat membuat pemberitahuan dan aturan di Navigator sehingga tim Anda diberitahu tentang peristiwa penting. Misalnya, jika perjanjian hampir kedaluwarsa, Anda dapat membuat aturan untuk memulai alur kerja pembaruan di Maestro yang akan mengirimkan dokumen ke orang yang tepat untuk ditinjau.   Kemampuan Tambahan untuk Menyesuaikan Fungsionalitas IAM Anda Tim Anda seharusnya dapat menyiapkan alur kerja perjanjian standar yang kuat menggunakan dasar-dasar IAM, tetapi beberapa situasi mungkin memerlukan alat perjanjian khusus. Kabar baiknya: IAM juga menawarkan itu. Beberapa sudah termasuk dalam paket dasar IAM tertentu, beberapa perlu ditambahkan. Jika Anda melihat kemampuan IAM yang dapat menyelesaikan kebutuhan tim Anda, Anda dapat mengubah rencana Anda untuk menambahkan alat baru kapan saja. Berikut adalah gambaran umum dari beberapa fitur tambahan yang mungkin ingin Anda tambahkan ke proses perjanjian tim Anda: Verifikasi ID: Gunakan kartu ID foto yang dikeluarkan pemerintah untuk memverifikasi identitas penandatangan secara digital dalam beberapa detik. Notaris: Menyertakan notaris publik dalam sesi tanda tangan digital yang aman. Pengumpulan Pembayaran: Meminta pembayaran dan tanda tangan dalam satu langkah untuk menghemat waktu dan uang. Pembuat Templat Perjanjian: Membuat templat perjanjian di Docusign, termasuk logika kondisional dan penyisipan data dinamis dari sistem terintegrasi. Pembuatan Dokumen untuk eSignature: Membuat perjanjian yang dipoles dan bermerek langsung di dalam eSignature. Smart Sections: Membuat perjanjian lebih mudah dinavigasi di komputer atau perangkat seluler dengan menyembunyikan atau meruntuhkan bagian-bagian dokumen. Pada titik mana pun, jika tim Anda perlu menggabungkan fitur-fitur tersebut, mudah untuk memperbarui rencana IAM Anda dan memanfaatkan kemampuan itu. Fleksibilitas adalah kuncinya. Itulah keindahan dari IAM. IAM memungkinkan tim Anda membangun proses perjanjian yang distandarisasi dan otomatis yang memenuhi kebutuhan Anda saat ini. Ketika kebutuhan Anda berubah, Anda dapat dengan mudah menyesuaikan proses perjanjian Anda. Anda bahkan dapat menerapkan logika cabang untuk membantu IAM menentukan perjanjian mana yang perlu menggunakan setiap alur kerja. Sudahkah Anda mempertimbangkan DocuSign sebagai solusi untuk manajemen tanda tangan elektronik dan otomatisasi perjanjian digital Anda? Dengan DocuSign, Anda dapat menghemat waktu, mengurangi penggunaan kertas, dan meningkatkan efisiensi dalam proses perjanjian serta pengelolaan dokumen bisnis Anda. Jika Anda tertarik dan ingin…

Perjanjian adalah kekuatan pendorong di balik organisasi Anda. Meskipun sangat penting untuk kesuksesan Anda, perjanjian sering kali tidak dipandang demikian. Ini karena perjanjian umumnya dianggap sebagai file datar yang membosankan—hanya formalitas untuk memulai hubungan kerja baru. Semua waktu dan usaha yang dihabiskan untuk membuatnya kini terperangkap dalam PDF statis yang mengumpulkan debu di suatu tempat. Selain itu, upaya untuk mendigitalisasi isi perjanjian dengan baik sering kali tidak diprioritaskan, yang mengakibatkan perjanjian yang berantakan: serangkaian spreadsheet, kotak masuk, folder file, dan tumpukan kertas yang terpisah-pisah yang membuat manajemen perjanjian menjadi mustahil. Ini adalah peluang besar yang terlewatkan karena perjanjian Anda penuh dengan informasi. Mereka memuat inti dari semua hubungan strategis Anda, termasuk komitmen kontraktual yang ada, risiko, investasi, dan pengeluaran Anda. Alih-alih memanfaatkan informasi yang ada dalam perjanjian Anda, data ini tetap terperangkap dan terfragmentasi sementara organisasi Anda berjuang dengan metode manajemen perjanjian yang kuno dan manual. Intinya adalah manajemen perjanjian yang tidak efisien merugikan bisnis. Ini menyebabkan pemborosan waktu, kehilangan pendapatan, dan paparan risiko yang tidak perlu. Dibutuhkan rata-rata 45 menit untuk menemukan perjanjian tertentu. 31% profesional kontrak kesulitan memahami ketentuan, risiko, dan kewajiban dalam kontrak yang ada. Ketika perjanjian yang telah selesai—dan kontennya—sulit ditemukan, waktu berharga hilang dari karyawan di tim seperti penjualan, hukum, dan pengadaan. Alih-alih fokus pada kegiatan yang menghasilkan pendapatan, perwakilan penjualan justru harus mencari melalui file untuk menemukan ketentuan pembayaran saat ini untuk klien. Kurangnya akses ke informasi perjanjian juga dapat menyebabkan peluang pembaruan yang terlewat, yang menghambat pertumbuhan Anda dan dapat mengunci Anda pada ketentuan yang tidak menguntungkan. Manajemen perjanjian yang tidak teratur juga dapat menyebabkan kesalahan, potensi miskomunikasi dengan klien, dan denda ketidakpatuhan—pada akhirnya merusak reputasi yang telah susah payah Anda bangun. Kami dengan bangga mengumumkan tawaran baru yang dirancang untuk merevolusi cara Anda menyimpan, mengelola, dan menganalisis perjanjian menggunakan Docusign Navigator, bagian dasar dari platform manajemen perjanjian cerdas kami yang baru. Perkenalkan Docusign Navigator, repositori cerdas untuk perjanjian Docusign Navigator adalah repositori cerdas yang dibangun khusus untuk perjanjian. Tidak hanya mengentralisasi perjanjian Anda, tetapi juga membuka data yang ada di dalamnya dan menampilkan wawasan yang mungkin terlewatkan. Ini dimungkinkan karena Navigator didukung oleh Docusign AI, yang mengidentifikasi atribut kunci terkait perjanjian Anda—secara efektif mengubah dokumen yang datanya tidak terstruktur menjadi titik data yang terstruktur. Dengan data perjanjian Anda yang telah distandarisasi, Navigator memudahkan untuk menemukan perjanjian dengan cepat, mengakses informasi penting secara instan, dan mendapatkan wawasan berharga dari perjanjian Anda. Selain itu, administrator pada akun Docusign dapat memberikan akses ke perjanjian sesuai kebutuhan organisasi. Sebelum [Navigator], saya harus mencari perjanjian saya di tujuh tempat berbeda. Jika tidak ada di salah satu tempat tersebut, saya tidak akan menemukannya. Saya juga menghargai bahwa Docusign AI membuat informasi lebih mudah diakses—terutama dalam hal melacak tanggal kedaluwarsa untuk NDA kami. Barbara Magalhaes Manajer Operasi Hukum Bisnis, FalconX Tingkatkan efisiensi untuk tim internal Anda Bosankah dengan karyawan yang membuang waktu mencari perjanjian? Navigator adalah tempat satu atap untuk menyimpan dan mengelola perjanjian secara mulus untuk tim internal Anda. Dengan kemampuan pencarian yang komprehensif, pengguna dapat menemukan perjanjian yang relevan dengan cepat dengan mencari atribut kunci (misalnya jenis perjanjian, pihak yang terlibat) atau kata kunci spesifik, atau istilah terkait dalam isi perjanjian. AI juga bekerja keras, menampilkan informasi perjanjian penting di tengah pengalaman pengguna. Sekarang, karyawan akan memiliki visibilitas yang lebih besar dan akses instan ke informasi penting. Bagian terbaiknya adalah perjanjian yang diselesaikan dari Docusign eSignature secara otomatis disimpan di Navigator. Selain itu, Anda dapat mengunggah perjanjian historis dari desktop atau penyedia penyimpanan cloud, dengan AI yang mengekstrak data penting untuk menghemat waktu dan membuat perjanjian Anda lebih dapat ditindaklanjuti. Temukan peluang untuk mengurangi biaya Terkadang, sangat sulit untuk tetap memantau semua syarat dan kewajiban yang terkandung dalam perjanjian—terutama jika sumber daya terbatas. Dengan Navigator, Anda dapat memanfaatkan AI untuk menangani tugas yang memakan waktu, seperti mengidentifikasi atribut penting yang membentuk setiap kontrak. Dengan informasi ini yang dibuka, Anda bisa memanfaatkan kemampuan produk tambahan, seperti manajemen perpanjangan, yang memungkinkan Anda untuk lebih mendalam menjalin hubungan strategis dan menemukan peluang untuk mengurangi biaya. Misalnya, karena AI dapat mengidentifikasi perjanjian mana yang akan diperpanjang otomatis dan kapan, tim penjual dapat lebih strategis. Mereka bisa mempersiapkan diri untuk perpanjangan dengan melakukan negosiasi lebih awal untuk mendapatkan syarat yang lebih menguntungkan, memanfaatkan peluang upsell, dan tetap mengikuti tonggak dengan pengingat otomatis. Sebaliknya, tim pengadaan bisa menggunakan informasi ini untuk menghindari perpanjangan otomatis yang tidak diinginkan dan mahal. Tingkatkan pengawasan dan keamanan Keamanan dan kepatuhan lebih penting dari sebelumnya saat ini. Ini terutama berlaku untuk aset organisasi Anda yang paling berharga: perjanjian. Dengan mengandalkan AI dalam Navigator untuk merekam data perjanjian Anda, Anda bisa mengurangi kesalahan manusia. Selain itu, Anda bisa memanfaatkan izin akses perjanjian—memungkinkan admin untuk memastikan hanya pengguna yang tepat yang memiliki akses ke perjanjian yang tepat. Misalnya, beberapa orang di organisasi, seperti Kepala Hukum, dapat diberikan akses ke semua perjanjian yang diselesaikan di akun tersebut. Akses ke semua perjanjian juga dapat diberikan di tingkat tim (misalnya tim Hukum). Selain itu, Navigator membantu memfasilitasi dan mendukung akses perjanjian di antara peran yang sangat kolaboratif. Misalnya, seorang perwakilan penjualan bisa memberikan akses ke perjanjian yang sudah diselesaikan kepada orang lain di tim mereka atau dengan kelompok penjualan yang lebih besar. Manajemen perjanjian yang disederhanakan Jika organisasi Anda kesulitan dengan kompleksitas manajemen perjanjian, Navigator diciptakan untuk menyederhanakan proses ini dengan wawasan yang didorong oleh AI. Tidak ada lagi perjanjian yang hilang, tidak ada lagi pencarian untuk menemukan syarat tertentu, dan tidak ada lagi kebingungan mengenai perjanjian terbaru dengan klien atau vendor. Sekarang, organisasi Anda dapat meningkatkan efisiensi, menemukan peluang untuk menurunkan biaya, dan mengurangi risiko—semua dalam pengalaman Docusign yang sudah Anda kenal dan percayai. Docusign Navigator adalah bagian penting dari platform Docusign IAM. Pelajari lebih lanjut tentang layanan platform Docusign IAM lainnya. Apabila anda butuh penjelasan lebih detail mengenai Docusign bisa langsung hubungi Docusign Indonesia.