Dalam dunia bisnis yang serba cepat, menemukan data yang tepat dalam kontrak bisa menjadi tugas yang memakan waktu dan rentan terhadap kesalahan. Mulai dari melacak tanggal perpanjangan hingga memantau ketentuan harga atau klausul spesifik industri, mengelola informasi ini secara manual tidak hanya tidak efisien tetapi juga berisiko. Banyak bisnis yang masih bergantung pada spreadsheet atau sistem pengarsipan yang tidak terstruktur, yang mengarah pada tenggat waktu yang terlewat, kewajiban yang terabaikan, dan bahkan masalah kepatuhan. Namun, ada cara yang lebih cerdas untuk menangani ini, dan itu disebut Ekstraksi Kustom dengan DocuSign Navigator.
Masalah dengan Pelacakan Manual
Bayangkan harus menyaring ratusan atau bahkan ribuan kontrak untuk menemukan satu potongan data yang penting. Ini adalah tugas yang membosankan, rentan terhadap kesalahan manusia, dan bisa mengekspos perusahaan Anda pada risiko yang serius. Kegagalan untuk memantau klausul khusus atau kredit layanan yang tidak terpantau bisa menyebabkan kebocoran pendapatan atau pelanggaran kepatuhan. Ini tidak hanya meningkatkan biaya administrasi, tetapi juga dapat berdampak pada keuangan dan masalah hukum jika tidak dikelola dengan benar.
Di sinilah Ekstraksi Kustom DocuSign Navigator hadir. Dengan alat yang kuat ini, Anda dapat menyederhanakan pengelolaan kontrak Anda, meningkatkan efisiensi operasional, dan mengurangi risiko—menghemat waktu dan uang Anda.
Tangkap Data yang Anda Butuhkan
DocuSign Navigator, sebuah repositori perjanjian yang didukung oleh AI, sudah membantu organisasi dengan mengekstrak data kontrak standar secara otomatis. Ini adalah langkah awal yang hebat untuk melacak informasi penting, tetapi bagaimana dengan syarat bisnis yang unik bagi organisasi Anda? Baik itu klausul khusus, persyaratan spesifik industri, atau ketentuan pembaruan yang disesuaikan, data ini tidak selalu sesuai dengan template standar. Di sinilah Ekstraksi Kustom menunjukkan keunggulannya.
Saat ini dalam tahap beta, Ekstraksi Kustom memungkinkan Anda untuk mengidentifikasi dan melacak data yang penting bagi bisnis Anda. Misalnya, jika Anda perlu memantau informasi sewa, rabat, atau data uji klinis dalam kontrak Anda, alih-alih memindai setiap kontrak untuk detail ini, Anda cukup memberi tahu DocuSign Navigator tentang data yang perlu dicari, dan mesin AI, Iris, akan secara otomatis mendeteksi dan mengekstrak data tersebut dari semua perjanjian Anda—menghemat waktu berjam-jam dan memberikan wawasan instan.
Proses yang Mulus dan Otomatis
Keindahan sistem ini terletak pada kesederhanaannya. Anda hanya perlu mengarahkan DocuSign pada beberapa kontrak yang berisi informasi yang ingin Anda lacak. Setelah Anda menyoroti data yang relevan, Iris akan belajar dan mengenali istilah tersebut di seluruh repositori kontrak Anda. Sejak saat itu, semua perjanjian baru akan diproses secara otomatis dan mencakup data kustom ini. Anda juga dapat memilih kontrak yang sudah ada untuk diproses ulang dengan ekstraksi baru—memastikan data Anda selalu terbarui.
Misalnya, jika perusahaan Anda menangani lisensi perangkat lunak yang memiliki komitmen waktu uptime tertentu, Anda dapat mengatur ekstraksi kustom untuk melacak perjanjian ini dan mengidentifikasi kredit SLA yang tidak terpakai. Tidak perlu lagi berburu melalui tumpukan kontrak untuk menemukan informasi yang Anda butuhkan.
Contoh Dunia Nyata: Tim Pengadaan
Pertimbangkan bagaimana tim pengadaan dapat memanfaatkan teknologi ini. Katakanlah Anda mengelola perjanjian layanan utama (MSA) dan perlu memantau komitmen uptime serta kredit layanan yang terkait. Dengan Ekstraksi Kustom DocuSign Navigator, Anda cukup mengunggah beberapa kontrak yang berisi informasi ini, mengajari sistem apa yang harus dicari, dan Iris akan secara otomatis menandai perjanjian yang memiliki komitmen uptime dan kredit layanan.
Setelah Iris mengidentifikasi istilah-istilah ini, informasi ini akan muncul di dasbor Anda, memungkinkan Anda untuk dengan mudah memantau kontrak ini. Jika ada pelanggaran atau Anda ingin mengklaim kredit, semua informasi sudah ada di ujung jari Anda—memungkinkan tim Anda untuk bertindak cepat dan efisien.
Keuntungan Utama
- Penghematan Waktu: Ekstraksi Kustom mengotomatiskan proses pelacakan dan pengelolaan data, mengurangi waktu yang Anda habiskan untuk mencari detail kontrak secara manual.
- Akurasi yang Lebih Baik: Dengan menghilangkan elemen manusia dari pelacakan data penting, Anda mengurangi risiko kesalahan yang dapat mengakibatkan kerugian, seperti tanggal perpanjangan yang terlewat atau kewajiban yang terabaikan.
- Efisiensi yang Ditingkatkan: Dengan akses langsung ke data yang paling penting bagi bisnis Anda, tim Anda dapat beroperasi lebih efektif, fokus pada tugas yang memberikan nilai lebih daripada pekerjaan administratif yang membosankan.
- Pengurangan Risiko: Kemampuan untuk melacak ketentuan kontrak yang penting secara real-time mengurangi risiko pelanggaran kepatuhan, kesempatan pendapatan yang terlewat, dan dampak finansial.
- Integrasi yang Mulus: Ekstraksi Kustom sepenuhnya terintegrasi dengan DocuSign Navigator, sehingga Anda tidak perlu menangani berbagai alat atau platform.
Kesimpulan: Jadikan Kontrak Anda Bekerja untuk Anda
Hari-hari manual menyaring kontrak atau bergantung pada sistem pengarsipan yang usang untuk melacak data penting telah berakhir. Dengan Ekstraksi Kustom DocuSign Navigator, Anda dapat memastikan bahwa bisnis Anda selalu mendapatkan informasi yang tepat, selalu patuh, dan selalu siap menghadapi risiko potensial. Ini bukan hanya tentang melacak informasi—ini tentang menggunakan kontrak Anda sebagai aset strategis untuk mendorong pertumbuhan dan efisiensi.
Apakah Anda mengelola pengadaan, penjualan, atau departemen lainnya yang bergantung pada kontrak, Ekstraksi Kustom adalah solusi yang dapat membantu Anda mendapatkan wawasan yang dapat ditindaklanjuti dengan segera. Hentikan penggunaan metode lama yang sudah ketinggalan zaman—mulailah memanfaatkan kekuatan AI untuk menyederhanakan pengelolaan kontrak Anda hari ini.
Jika anda tertarik dengan DocuSign Indonesia bisa menghubungi PT. iLogo Infralogy Indonesia untuk untuk mendapatkan penjelasan lebih detail mengenai produk, fitur, dan manfaat yang dapat Anda manfaatkan.