Proses pembuatan dan penyelesaian kesepakatan bisnis sering kali rumit dan memakan waktu. Mereka yang bertanggung jawab atas pengelolaan proses ini sering kali merasa kewalahan dengan banyaknya permintaan yang masuk, sulit untuk melacak versi terbaru, status, dan pembaruan dari setiap kesepakatan. Hasilnya adalah proses kontrak yang lebih lambat, yang menghalangi bisnis untuk bergerak dengan kecepatan yang dibutuhkan, dan tentu saja menyebabkan frustrasi bagi semua pihak yang terlibat.
Semua kekacauan yang muncul akibat pengelolaan kesepakatan yang terpisah-pisah ini datang dengan biaya yang nyata: waktu dan uang perusahaan Anda. National Contract Management Association mencatat bahwa perusahaan B2B memerlukan waktu 4-6 minggu untuk membuat kesepakatan baru. Selain itu, kesepakatan standar harus melalui lebih dari tiga iterasi, dengan biaya rata-rata sekitar $1,700 per kontrak.
Proses kontrak tradisional yang dilakukan secara manual memperlambat segalanya, mulai dari proses onboarding vendor baru, memulai proyek strategis, hingga menutup penjualan. Akibatnya, pendapatan pun tertunda.
Untuk mengatasi masalah ini, DocuSign memperkenalkan Agreement Desk, sebuah solusi yang dirancang untuk mempercepat proses permintaan, tinjauan, dan finalisasi kesepakatan. Platform ini menawarkan ruang terpusat untuk kolaborasi dan persetujuan, menyederhanakan tinjauan dan negosiasi menggunakan otomatisasi dan AI, serta memberikan visibilitas instan kepada semua pihak yang terlibat dalam setiap kesepakatan, sehingga tidak ada yang bingung mengenai status kesepakatan tersebut.
Penyederhanaan Proses Permintaan
Salah satu tantangan terbesar dalam pengelolaan kesepakatan adalah kurangnya visibilitas dan struktur dalam proses pengajuan permintaan. Sering kali, anggota tim mengirimkan permintaan melalui saluran yang tidak resmi, yang menyebabkan kesulitan dalam melacak dan mengelola status permintaan tersebut. Agreement Desk mengatasi masalah ini dengan menyederhanakan proses pengajuan permintaan kesepakatan.
Dengan Agreement Desk, anggota tim dapat mengajukan permintaan kesepakatan dengan cara yang mudah dan ramah pengguna. Tanpa perlu konfigurasi atau pelatihan yang rumit, platform ini dapat langsung digunakan oleh tim Anda. Permintaan yang dikirim melalui email akan otomatis diubah menjadi tugas yang dapat dilacak pada dasbor Anda, memudahkan untuk memantau perkembangan dan status kesepakatan. Anda juga dapat menggunakan formulir kustom yang dapat disesuaikan untuk memastikan Anda mengumpulkan semua informasi yang diperlukan sejak awal, mengurangi kebutuhan untuk bolak-balik komunikasi yang memakan waktu.
Selain itu, Agreement Desk juga mencatat semua aktivitas dalam feed aktivitas, sehingga detail penting seperti status, pemilik tugas, dan informasi relevan lainnya dapat dilihat dengan mudah oleh pihak yang terlibat. Ini mengurangi waktu yang dibutuhkan untuk memberikan pembaruan status kepada pemangku kepentingan, sehingga lebih banyak waktu yang bisa digunakan untuk menyelesaikan kesepakatan.
Kolaborasi yang Lebih Efisien
Mengelola perubahan dan umpan balik dari banyak pemangku kepentingan dan siklus tinjauan yang berbeda bisa sangat membingungkan dan memperlambat proses kontrak. Bayangkan seberapa lebih efisien proses pengelolaan kontrak Anda jika semua pihak yang terlibat dapat memberikan masukan, memberi tanda, dan mengedit dokumen kesepakatan di tempat yang sama secara real-time. Agreement Desk mewujudkan impian ini dengan menyediakan alat kolaborasi terpusat seperti komentar, redline, dan kontrol versi yang memungkinkan semua pihak bekerja bersama dalam satu platform.
Stakeholder dapat bekerja sama dari awal hingga akhir untuk menutup kesepakatan melalui satu dasbor terpusat. Seiring berjalannya proses, pengguna dapat menambahkan dan melihat detail seperti status, pemilik tugas, dokumen, persetujuan, dan catatan tambahan untuk memastikan bahwa semua orang berada pada halaman yang sama. Kolaborasi yang efisien ini mempercepat proses tinjauan dan mengurangi kebingungannya.
Mempercepat Proses dengan AI dan Otomatisasi
Terlambatnya kesepakatan dapat memberikan dampak besar, baik dalam hal pendapatan maupun hubungan pelanggan. Penundaan kesepakatan tidak hanya menyebabkan 21% dari pendapatan tertunda hingga periode pelaporan berikutnya, tetapi 48% profesional penjualan melaporkan hubungan pelanggan yang memburuk akibat kesepakatan yang terlambat. Ini adalah kenyataan yang sulit diterima, sehingga apa pun yang bisa Anda lakukan untuk mempercepat proses kesepakatan menjadi sangat penting.
Itulah mengapa Agreement Desk menjadi tambahan yang luar biasa bagi ruang kerja Anda sehari-hari. Agreement Desk memanfaatkan kecerdasan buatan (AI) dan otomatisasi untuk mempercepat tugas-tugas dan mengurangi upaya manual dalam proses manajemen kesepakatan.
Contohnya, pengguna dapat menggunakan DocuSign AI-Assisted Review untuk secara otomatis meninjau kontrak sesuai dengan panduan yang sudah disetujui oleh organisasi Anda. AI ini memberikan saran redline untuk memperbaiki ketentuan kontrak agar sesuai dengan pedoman yang telah ditentukan. Selain itu, dengan menggunakan DocuSign Maestro, Anda dapat dengan mudah membuat dan mengimplementasikan alur kerja otomatis yang mempercepat proses kesepakatan tanpa perlu menulis kode.
Meningkatkan Visibilitas
Berapa kali Anda merasa kesulitan mendapatkan pembaruan tepat waktu mengenai status kontrak Anda? Ini hampir menjadi kenyataan yang tak terhindarkan dalam pengelolaan kesepakatan, tetapi Agreement Desk membantu memberikan visibilitas penuh kepada semua pihak yang terlibat—terutama pemangku kepentingan utama—tentang perkembangan kesepakatan yang sedang berlangsung.
Dengan hanya beberapa klik, Anda dapat melihat semua informasi yang diperlukan, seperti pembaruan status, tanggal jatuh tempo, dan draf baru. Dasbor dan kemampuan pelaporan Agreement Desk memberikan tampilan umum dari semua kesepakatan Anda, serta kemampuan untuk memperbesar detail dan status individu dengan mudah. Ini memungkinkan bisnis untuk tetap berada di jalur yang benar, dengan semua pihak yang terlibat mengetahui posisi terakhir dari kesepakatan yang sedang berjalan.
Masa Depan Proses Kesepakatan Sudah Dimulai
Agreement Desk memberikan struktur dan visibilitas yang dibutuhkan tim Anda untuk bekerja lebih efisien dan mempersiapkan kesepakatan untuk tanda tangan lebih cepat dari sebelumnya. Yang lebih baik lagi, Anda dapat langsung memulai dan menyesuaikannya seiring waktu, sehingga Anda dapat merasakan dampak dari proses yang lebih lancar sejak hari pertama.
Agreement Desk akan tersedia di AS pada Juli 2025. Hubungi tim akun Anda untuk informasi lebih lanjut dan temukan bagaimana Agreement Desk dapat membantu menyederhanakan proses manajemen kontrak Anda.
Jika anda tertarik dengan DocuSign Indonesia bisa menghubungi PT. iLogo Infralogy Indonesia untuk untuk mendapatkan penjelasan lebih detail mengenai produk, fitur, dan manfaat yang dapat Anda manfaatkan.