Perjanjian adalah kekuatan pendorong di balik organisasi Anda.
Meskipun sangat penting untuk kesuksesan Anda, perjanjian sering kali tidak dipandang demikian. Ini karena perjanjian umumnya dianggap sebagai file datar yang membosankan—hanya formalitas untuk memulai hubungan kerja baru. Semua waktu dan usaha yang dihabiskan untuk membuatnya kini terperangkap dalam PDF statis yang mengumpulkan debu di suatu tempat.
Selain itu, upaya untuk mendigitalisasi isi perjanjian dengan baik sering kali tidak diprioritaskan, yang mengakibatkan perjanjian yang berantakan: serangkaian spreadsheet, kotak masuk, folder file, dan tumpukan kertas yang terpisah-pisah yang membuat manajemen perjanjian menjadi mustahil.
Ini adalah peluang besar yang terlewatkan karena perjanjian Anda penuh dengan informasi. Mereka memuat inti dari semua hubungan strategis Anda, termasuk komitmen kontraktual yang ada, risiko, investasi, dan pengeluaran Anda. Alih-alih memanfaatkan informasi yang ada dalam perjanjian Anda, data ini tetap terperangkap dan terfragmentasi sementara organisasi Anda berjuang dengan metode manajemen perjanjian yang kuno dan manual.
Intinya adalah manajemen perjanjian yang tidak efisien merugikan bisnis. Ini menyebabkan pemborosan waktu, kehilangan pendapatan, dan paparan risiko yang tidak perlu.
Dibutuhkan rata-rata 45 menit untuk menemukan perjanjian tertentu.
31% profesional kontrak kesulitan memahami ketentuan, risiko, dan kewajiban dalam kontrak yang ada.
Ketika perjanjian yang telah selesai—dan kontennya—sulit ditemukan, waktu berharga hilang dari karyawan di tim seperti penjualan, hukum, dan pengadaan. Alih-alih fokus pada kegiatan yang menghasilkan pendapatan, perwakilan penjualan justru harus mencari melalui file untuk menemukan ketentuan pembayaran saat ini untuk klien. Kurangnya akses ke informasi perjanjian juga dapat menyebabkan peluang pembaruan yang terlewat, yang menghambat pertumbuhan Anda dan dapat mengunci Anda pada ketentuan yang tidak menguntungkan. Manajemen perjanjian yang tidak teratur juga dapat menyebabkan kesalahan, potensi miskomunikasi dengan klien, dan denda ketidakpatuhan—pada akhirnya merusak reputasi yang telah susah payah Anda bangun.
Kami dengan bangga mengumumkan tawaran baru yang dirancang untuk merevolusi cara Anda menyimpan, mengelola, dan menganalisis perjanjian menggunakan Docusign Navigator, bagian dasar dari platform manajemen perjanjian cerdas kami yang baru.
Perkenalkan Docusign Navigator, repositori cerdas untuk perjanjian
Docusign Navigator adalah repositori cerdas yang dibangun khusus untuk perjanjian. Tidak hanya mengentralisasi perjanjian Anda, tetapi juga membuka data yang ada di dalamnya dan menampilkan wawasan yang mungkin terlewatkan.
Ini dimungkinkan karena Navigator didukung oleh Docusign AI, yang mengidentifikasi atribut kunci terkait perjanjian Anda—secara efektif mengubah dokumen yang datanya tidak terstruktur menjadi titik data yang terstruktur. Dengan data perjanjian Anda yang telah distandarisasi, Navigator memudahkan untuk menemukan perjanjian dengan cepat, mengakses informasi penting secara instan, dan mendapatkan wawasan berharga dari perjanjian Anda. Selain itu, administrator pada akun Docusign dapat memberikan akses ke perjanjian sesuai kebutuhan organisasi.
Sebelum [Navigator], saya harus mencari perjanjian saya di tujuh tempat berbeda. Jika tidak ada di salah satu tempat tersebut, saya tidak akan menemukannya. Saya juga menghargai bahwa Docusign AI membuat informasi lebih mudah diakses—terutama dalam hal melacak tanggal kedaluwarsa untuk NDA kami.
Barbara Magalhaes
Manajer Operasi Hukum Bisnis, FalconX
Tingkatkan efisiensi untuk tim internal Anda
Bosankah dengan karyawan yang membuang waktu mencari perjanjian? Navigator adalah tempat satu atap untuk menyimpan dan mengelola perjanjian secara mulus untuk tim internal Anda. Dengan kemampuan pencarian yang komprehensif, pengguna dapat menemukan perjanjian yang relevan dengan cepat dengan mencari atribut kunci (misalnya jenis perjanjian, pihak yang terlibat) atau kata kunci spesifik, atau istilah terkait dalam isi perjanjian. AI juga bekerja keras, menampilkan informasi perjanjian penting di tengah pengalaman pengguna. Sekarang, karyawan akan memiliki visibilitas yang lebih besar dan akses instan ke informasi penting.
Bagian terbaiknya adalah perjanjian yang diselesaikan dari Docusign eSignature secara otomatis disimpan di Navigator. Selain itu, Anda dapat mengunggah perjanjian historis dari desktop atau penyedia penyimpanan cloud, dengan AI yang mengekstrak data penting untuk menghemat waktu dan membuat perjanjian Anda lebih dapat ditindaklanjuti.
Temukan peluang untuk mengurangi biaya
Terkadang, sangat sulit untuk tetap memantau semua syarat dan kewajiban yang terkandung dalam perjanjian—terutama jika sumber daya terbatas. Dengan Navigator, Anda dapat memanfaatkan AI untuk menangani tugas yang memakan waktu, seperti mengidentifikasi atribut penting yang membentuk setiap kontrak.
Dengan informasi ini yang dibuka, Anda bisa memanfaatkan kemampuan produk tambahan, seperti manajemen perpanjangan, yang memungkinkan Anda untuk lebih mendalam menjalin hubungan strategis dan menemukan peluang untuk mengurangi biaya. Misalnya, karena AI dapat mengidentifikasi perjanjian mana yang akan diperpanjang otomatis dan kapan, tim penjual dapat lebih strategis. Mereka bisa mempersiapkan diri untuk perpanjangan dengan melakukan negosiasi lebih awal untuk mendapatkan syarat yang lebih menguntungkan, memanfaatkan peluang upsell, dan tetap mengikuti tonggak dengan pengingat otomatis. Sebaliknya, tim pengadaan bisa menggunakan informasi ini untuk menghindari perpanjangan otomatis yang tidak diinginkan dan mahal.
Tingkatkan pengawasan dan keamanan
Keamanan dan kepatuhan lebih penting dari sebelumnya saat ini. Ini terutama berlaku untuk aset organisasi Anda yang paling berharga: perjanjian. Dengan mengandalkan AI dalam Navigator untuk merekam data perjanjian Anda, Anda bisa mengurangi kesalahan manusia.
Selain itu, Anda bisa memanfaatkan izin akses perjanjian—memungkinkan admin untuk memastikan hanya pengguna yang tepat yang memiliki akses ke perjanjian yang tepat. Misalnya, beberapa orang di organisasi, seperti Kepala Hukum, dapat diberikan akses ke semua perjanjian yang diselesaikan di akun tersebut. Akses ke semua perjanjian juga dapat diberikan di tingkat tim (misalnya tim Hukum). Selain itu, Navigator membantu memfasilitasi dan mendukung akses perjanjian di antara peran yang sangat kolaboratif. Misalnya, seorang perwakilan penjualan bisa memberikan akses ke perjanjian yang sudah diselesaikan kepada orang lain di tim mereka atau dengan kelompok penjualan yang lebih besar.
Manajemen perjanjian yang disederhanakan
Jika organisasi Anda kesulitan dengan kompleksitas manajemen perjanjian, Navigator diciptakan untuk menyederhanakan proses ini dengan wawasan yang didorong oleh AI. Tidak ada lagi perjanjian yang hilang, tidak ada lagi pencarian untuk menemukan syarat tertentu, dan tidak ada lagi kebingungan mengenai perjanjian terbaru dengan klien atau vendor. Sekarang, organisasi Anda dapat meningkatkan efisiensi, menemukan peluang untuk menurunkan biaya, dan mengurangi risiko—semua dalam pengalaman Docusign yang sudah Anda kenal dan percayai.
Docusign Navigator adalah bagian penting dari platform Docusign IAM. Pelajari lebih lanjut tentang layanan platform Docusign IAM lainnya.
Apabila anda butuh penjelasan lebih detail mengenai Docusign bisa langsung hubungi Docusign Indonesia.