Di dunia bisnis saat ini, perusahaan sering kali menghadapi tantangan besar dalam mengelola perjanjian-perjanjian yang tersebar di berbagai tempat. Baik itu di cloud storage, inbox email, desktop lokal, atau bahkan di lemari arsip fisik. Tidak jarang kita bertanya, “Di mana perjanjian saya?” atau “Apakah ini versi terbaru dari perjanjian tersebut?”
Namun, ada solusi yang bisa mengatasi masalah ini: Docusign IAM dengan Navigator. Dengan platform ini, semua perjanjian yang telah diselesaikan melalui eSignature dan perjanjian baru yang dikelola menggunakan IAM akan secara otomatis disimpan dalam repositori digital yang terorganisir. Inilah cara terbaik untuk menghilangkan kerumitan pencarian perjanjian dan meningkatkan efisiensi kerja tim Anda.
Menghilangkan Penyebaran Perjanjian yang Tidak Tertata
Sering kali, organisasi tidak merencanakan penyimpanan perjanjian mereka dengan cara yang terstruktur. Tanpa sengaja, perjanjian-perjanjian tersebut tersebar di berbagai tempat yang sulit dijangkau dan bahkan bisa hilang. Oleh karena itu, penting untuk memiliki satu repositori digital yang digunakan oleh semua tim untuk mengelola pekerjaan perjanjian.
Dengan Docusign Navigator, semua perjanjian Anda, baik yang telah selesai menggunakan eSignature maupun yang dikelola dengan IAM, akan secara otomatis disimpan. Bahkan dokumen fisik atau PDF yang ada di desktop lokal Anda bisa dengan mudah diunggah ke Navigator menggunakan alat bawaan yang disediakan. Perjanjian-perjanjian tersebut kemudian dapat dicari dan dianalisis dalam satu repositori terpusat yang dapat diakses oleh semua pemangku kepentingan yang berwenang.
Digitalisasi dan Organisasi Perjanjian Legacy dengan Docusign Iris
Salah satu tantangan terbesar dalam mengelola perjanjian adalah mendigitalisasi dokumen-dokumen legacy. Banyak perusahaan merasa kesulitan untuk memindahkan tumpukan dokumen fisik atau file lama ke dalam sistem digital yang terorganisir. Namun, dengan Navigator dan Docusign Iris, proses ini bisa dilakukan dengan mudah.
Melalui Upload Center, tim Anda dapat mengunggah perjanjian-perjanjian lama dalam berbagai format, seperti DOCX, PDF, JPEG, atau TIFF. Cukup dengan beberapa klik, perjanjian tersebut akan diproses oleh Docusign Iris, mesin AI canggih yang dirancang khusus untuk mengelola perjanjian. Iris dapat membantu mempercepat proses review kontrak, mengelola pembaruan, dan mengekstraksi wawasan berharga dari setiap perjanjian yang diunggah.
Contoh nyata: Anda memiliki puluhan perjanjian kerja sama dengan berbagai perusahaan yang tersimpan dalam format PDF dan DOC. Tanpa adanya sistem terpusat, Anda akan kesulitan menemukan perjanjian yang tepat atau memastikan apakah itu versi terbaru. Dengan Navigator, perjanjian-perjanjian ini akan terorganisir dengan rapi dan siap dicari kapan saja dengan menggunakan kata kunci atau filter yang relevan.
Maksimalkan Potensi Repositori Perjanjian Digital Anda
Setelah perjanjian Anda diunggah ke dalam Navigator, ada beberapa cara agar tim Anda bisa mendapatkan nilai maksimal dari repositori digital ini:
-
Jaga Kebersihan Data
Seperti halnya sistem basis data lainnya, repositori perjanjian Anda akan bekerja lebih baik jika data yang dimasukkan bersih dan terstruktur. Misalnya, Anda bisa mengidentifikasi dan menghapus duplikasi nama pihak yang sama, seperti “Tally Inc.” dan “Tally Corp.”. Navigator memungkinkan Anda untuk mengelola data pihak dengan mudah, menggabungkan duplikat, dan memastikan informasi yang ada tetap rapi. -
Analisis Data Perjanjian
Docusign memiliki lebih dari 20 tahun pengalaman dalam mengelola perjanjian, sehingga mereka paham betul data apa yang perlu diakses oleh tim untuk mengambil keputusan bisnis yang cepat. Dengan Navigator, Anda dapat menggunakan laporan bawaan untuk menganalisis perjanjian, seperti perjanjian yang akan kedaluwarsa, pelanggan paling menguntungkan, hingga perbandingan jenis perjanjian. Ini memungkinkan tim untuk mengambil tindakan yang tepat berdasarkan wawasan yang didapatkan. -
Akses yang Dikelola dengan Mudah
Dalam Navigator, administrator Docusign dapat mengontrol siapa yang memiliki akses ke perjanjian tertentu. Anda dapat menetapkan hak akses berdasarkan individu atau grup, sehingga hanya orang yang berwenang yang dapat melihat perjanjian tersebut. Hal ini memudahkan tim untuk mencari dan memeriksa perjanjian, serta meningkatkan efisiensi dalam pekerjaan. -
Iterasi Sesuai Perkembangan Tim
Seiring dengan berkembangnya organisasi Anda, kebutuhan terhadap perjanjian juga akan berubah. Navigator memungkinkan Anda untuk beradaptasi dengan cepat, menyesuaikan tampilan dan fungsionalitas sistem agar sesuai dengan kebutuhan baru tim Anda. Dengan berkomunikasi secara rutin tentang bagaimana sistem ini digunakan, Anda bisa terus meningkatkan cara tim bekerja dengan Navigator.
Kesimpulan: Mengapa Anda Harus Beralih ke Docusign Navigator?
Dengan menggunakan Docusign IAM dan Navigator, Anda akan memiliki satu sumber kebenaran yang terpusat untuk semua perjanjian perusahaan. Tidak ada lagi kerumitan mencari dokumen yang hilang atau memastikan apakah perjanjian yang Anda lihat adalah versi terbaru. Navigator membuat pengelolaan perjanjian menjadi lebih cepat, terorganisir, dan efisien.
Sebagai contoh, jika perusahaan Anda sering berurusan dengan perjanjian sewa atau kontrak dengan pihak ketiga, Navigator akan sangat membantu dalam memastikan bahwa semua data perjanjian terkait terorganisir dengan baik, dapat diakses kapan saja, dan selalu up-to-date.
Dengan menggunakan Docusign, Anda tidak hanya mempermudah pencarian perjanjian, tetapi juga meningkatkan efisiensi, keamanan, dan pengelolaan risiko dalam bisnis Anda. Jadi, jika Anda ingin mengurangi kerepotan dalam pengelolaan perjanjian dan meningkatkan kolaborasi tim, ini saatnya untuk beralih ke Docusign Navigator.
Hubungi Docusign untuk mempelajari lebih lanjut tentang bagaimana platform pengelolaan perjanjian cerdas ini dapat membantu tim Anda bekerja lebih efektif dan efisien.
Berikut adalah versi persuasif lainnya yang lebih menggugah:
Kesimpulan: Transformasi Digital Dimulai dari Kontrak
Kontrak kini lebih dari sekadar dokumen legal—mereka adalah kunci keunggulan kompetitif yang tidak bisa diabaikan.
Dengan AI, pengelolaan kontrak menjadi lebih cepat, lebih cerdas, dan tentunya lebih bernilai.
Masa depan perjanjian dimulai hari ini—dan itu semua dimulai dengan AI.
Jika Anda ingin melihat lebih dalam bagaimana solusi DocuSign bisa membantu bisnis Anda bertransformasi secara digital, PT. iLogo Infralogy Indonesia siap menjadi mitra strategis Anda. Tim ahli kami akan memberikan penjelasan lengkap tentang produk, fitur terbaik, dan bagaimana teknologi ini bisa memberikan dampak positif yang nyata bagi operasional dan keamanan bisnis Anda.
Jangan tunda lagi—hubungi kami sekarang juga! Mulailah langkah baru menuju efisiensi dan inovasi yang lebih besar. Masa depan bisnis Anda dimulai dengan keputusan yang tepat hari ini!