Sumber daya manusia (SDM) selalu menjadi bagian yang vital dalam organisasi, karena berfokus pada pengelolaan orang, yang merupakan aset terpenting perusahaan. Namun, sering kali departemen SDM dibebani oleh proses manual, dokumen berbasis kertas, dan risiko kepatuhan yang menghambat efisiensi mereka. Kini, HR menghadapi tekanan besar untuk melakukan lebih banyak dengan lebih sedikit—mempercepat perekrutan, mengurangi kesalahan, mengelola kepatuhan, dan meningkatkan pengalaman karyawan. Untungnya, intelligent agreement management (IAM) telah menjadi solusi yang memungkinkan HR untuk mentransformasi proses dokumen mereka menjadi keunggulan strategis yang lebih efisien dan aman.
Berikut adalah contoh bagaimana lima organisasi terkemuka—United Airlines, Adeva, New Mexico Educational Retirement Board, Florida State University, dan Insperity—menggunakan solusi Docusign untuk mengubah cara mereka mengelola dokumen SDM.
United Airlines: Mempercepat Onboarding dengan Proses yang Lebih Efisien
Tantangan: Proses pemeriksaan latar belakang dan pembaruan sidik jari memakan waktu lama, seringkali lebih dari 15 hari. Bagi maskapai penerbangan global, keterlambatan ini tidak hanya memperlambat tim SDM, tetapi juga berisiko mengganggu operasional penting dan memenuhi tenggat waktu kepatuhan yang terkait dengan keselamatan.
Solusi & Hasil:
-
Mengintegrasikan Docusign eSignature ke dalam alur kerja ServiceNow.
-
Mengurangi otorisasi sidik jari dari 15 hari menjadi kurang dari satu hari.
-
Mempercepat pemrosesan pembaruan menjadi kurang dari 24 jam.
United Airlines berhasil menciptakan proses onboarding yang lebih cepat dan lebih transparan, meminimalisir risiko keterlambatan yang dapat memengaruhi keselamatan dan efisiensi operasional.
Adeva: Mempercepat Onboarding Talenta Global
Tantangan: Sebagai jaringan talenta global, Adeva perlu melakukan kontrak dan onboarding pengembang dengan cepat. Namun, proses berbasis kertas yang lambat menyebabkan keterlambatan hingga tiga minggu. Hal ini mempersulit mereka untuk memenuhi kebutuhan klien dan menciptakan pengalaman kandidat yang lancar.
Solusi & Hasil:
-
Menggunakan Docusign eSignature yang terintegrasi dengan HubSpot.
-
Mengurangi waktu eksekusi kontrak hingga 90%, dari sekitar 20 hari menjadi hanya 90 menit.
-
Onboarding karyawan baru dapat diselesaikan dalam waktu kurang dari 48 jam.
Adeva kini dapat mempercepat onboarding, meningkatkan kepuasan klien, dan lebih gesit dalam memenuhi kebutuhan pasar global yang berkembang pesat.
New Mexico Educational Retirement Board: Mengurangi Waktu Pemrosesan Pensiun
Tantangan: Board yang melayani lebih dari 160.000 anggota dan memproses hampir 300.000 dokumen setiap tahun ini terhambat oleh aplikasi pensiun berbasis kertas yang memakan waktu hingga dua minggu atau lebih, dengan tingkat kesalahan mencapai 70%. Hal ini menyebabkan penumpukan dokumen dan meningkatkan tekanan pada staf, terutama selama lonjakan pensiun yang luar biasa.
Solusi & Hasil:
-
Menerapkan Docusign dalam waktu hanya enam minggu, didukung dengan pelatihan dan peluncuran bertahap.
-
Mempercepat pemrosesan pensiun dari dua minggu menjadi hanya dua hari.
-
Mengembangkan alur kerja digital untuk delapan proses, termasuk pembaruan penerima manfaat dan setoran langsung.
Dengan mengintegrasikan Docusign, board ini berhasil mengurangi waktu pemrosesan dan meningkatkan efisiensi staf, memungkinkan mereka untuk menangani lonjakan pensiun dengan lebih baik.
Florida State University: Menawarkan Pengalaman Digital yang Inovatif
Tantangan: Sebagai universitas publik Top 20, FSU harus menghilangkan proses berbasis kertas yang memakan waktu di departemen SDM, pengadaan, dan administrasi akademik. Proses yang tidak efisien ini tidak hanya menghabiskan waktu staf, tetapi juga memengaruhi pengalaman mahasiswa dan fakultas, menghambat kemampuan universitas untuk merespons dengan cepat.
Solusi & Hasil:
-
Memproses antara 100.000 hingga 200.000 amplop setiap bulan dengan tingkat keberhasilan 90%.
-
Mengurangi waktu pemrosesan dari hari-hari menjadi menit.
-
Mengintegrasikan dengan Workday, Oracle, Canvas, Salesforce, dan SciQuest untuk menciptakan ekosistem digital kampus yang terhubung.
FSU berhasil mempercepat berbagai proses administrasi, meningkatkan pengalaman mahasiswa dan fakultas, serta mengurangi beban administratif pada staf.
Mengapa Transformasi HR dengan Docusign IAM Itu Penting?
Keberhasilan yang dicapai oleh organisasi-organisasi ini membuktikan bahwa Docusign IAM dapat mengubah cara HR beroperasi, mengurangi pemborosan waktu dan sumber daya yang sebelumnya dialokasikan untuk administrasi manual. Transformasi ini memungkinkan HR untuk fokus pada hal-hal yang lebih penting, seperti keterlibatan karyawan, budaya perusahaan, dan strategi organisasi.
Dengan automasi berbasis AI, HR tidak hanya dapat mempercepat proses, tetapi juga mendapatkan wawasan lebih baik tentang tren tenaga kerja yang memungkinkan keputusan yang lebih cerdas dan lebih cepat. Selain itu, integrasi Docusign dengan sistem yang sudah ada (seperti Workday, Salesforce, atau HubSpot) memungkinkan transisi yang mulus, tanpa gangguan dalam operasional yang ada.
Kesimpulan: HR Menjadi Keunggulan Strategis
HR bukan lagi sekadar fungsi administratif di belakang layar; dengan menggunakan Docusign IAM, HR dapat menjadi kekuatan strategis yang mendukung pertumbuhan dan efisiensi perusahaan. Dengan proses yang lebih cepat, aman, dan terhubung, HR dapat memberikan pengalaman yang lebih baik bagi karyawan dan kandidat sejak hari pertama. Transformasi ini bukan hanya tentang teknologi, tetapi tentang mengubah cara organisasi berinteraksi dengan orang-orang yang mereka layani.
Dengan Docusign IAM, HR memiliki kekuatan untuk tidak hanya mengelola dokumen dengan lebih efisien, tetapi juga untuk mempercepat seluruh siklus kehidupan karyawan dari perekrutan hingga pensiun, menjadikannya bagian integral dari strategi perusahaan yang lebih besar.
Jika Anda ingin mengeksplorasi lebih jauh bagaimana solusi DocuSign dapat membantu bisnis Anda bertransformasi secara digital, jangan ragu untuk menghubungi PT. iLogo Infralogy Indonesia. Tim ahli kami siap memberikan penjelasan lengkap tentang produk, fitur terbaik, dan bagaimana teknologi ini dapat memberikan dampak positif nyata bagi operasional dan keamanan bisnis Anda. Hubungi kami sekarang dan mulai langkah baru menuju efisiensi dan inovasi!